อัปเดตจัดเต็ม trend payroll ในอนาคตที่ต้องจับตา

พูดถึงเรื่องการทำเงินเดือนแล้ว HR ที่รับผิดชอบต่างก็พูดเป็นเสียงเดียวกันว่างานนี้ไม่ใช่หมูๆเลย เพราะกว่าจะคำนวณเงินเดือนออกมาได้นั้น ไหนจะมีเรื่องของสิทธิ์อื่นๆ เวลาเข้าออกงาน เรื่องของภาษี ค่าลดหย่อนต่างๆที่ทำให้งานที่ดูเหมือนจะไม่มีอะไร กลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนได้ในทันที และปัญหาที่มักพบเจอกันมากๆเลยก็คือการคำนวณเงินเดือนผิดไม่ตรง ซึ่งส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์องค์กรเป็นอย่างยิ่ง แต่ด้วยการมาของเทคโนโลยีต่างๆในด้านงาน HR ก็ทำให้งาน payroll ที่เป็นส่วนนึงกลายเป็นเรื่องง่าย วันนี้ empeo เราก็จะมาอัปเดตเทรนด์ payroll ในอนาคตที่บริษัทต่างๆเริ่มให้ความสนใจกัน จะมีอะไรบ้าง ดูต่อกันได้เลย

การใช้เทคโนโลยีด้าน HR

จริงๆแล้วงาน HR และ payroll แม้จะมีเนื้องานแตกต่างกันออกไป แต่อันที่จริงตัวงานนั้นมีความเชื่อมโยงกันอยู่ เช่นการคำนวณเงินเดือนนั้นก็ต้องอิงจากเวลาทำงาน การลางานต่างๆ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจะเห็นได้เลยว่าการทำงานจะมีการเชื่อมต่อกันมากขึ้นในอนาคต และการที่จะเชื่อมต่อกันได้แบบ seamless นั้น เทคโนโลยีก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะเข้ามาช่วยให้การทำ payroll รายงานการตรวจสอบต่างๆทำได้ง่ายขึ้น สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและกลางก็มักจะมีความคิดว่าซอฟต์แวร์ที่รองรับงานด้าน HR นั้นมีราคาแพง แต่ในปัจจุบันก็มีเทคโนโลยีด้าน HRM ออกมาหลายตัวมากๆที่ทุกองค์กรสามารถเข้าถึงได้

ตัวโปรแกรม HR จะเข้ามาช่วยทำให้การบันทึกเวลาเข้าออกงานสามารถทำได้อย่างแม่นยำ การลางานต่างๆจะถูกบันทึกลงระบบทั้งหมด และหากตัวซอฟต์แวร์รองรับด้าน payroll ด้วย ข้อมูลต่างๆก็ถูกใช้และเข้าถึงได้บน platform เดียวกัน ช่วยทำให้การคำนวณ payroll ถูกต้องแม่นยำ ลดปัญหาความผิดพลาดที่เกิดจากการทำแบบเดิมๆได้มากขึ้น

เปลี่ยนไปใช้ e-slip แทนสลิปเงินเดือนกระดาษ

เทรนด์ถัดไปที่กำลังมาก็คือเรื่องของการออก e slip เงินเดือนแล้วส่งผ่านทางอีเมลให้กับพนักงานในบริษัทโดยตรงแทนการใช้สลิปเงินเดือนกระดาษ ซึ่งเทรนด์นี้เริ่มมาจากการที่บริษัทหลายๆแห่งใช้โปรแกรม HR ที่มีระบบทำเงินเดือนได้ด้วยหรือบางที่ก็อาจใช้บริการรับทำเงินเดือน ทำให้การจัดทำ e-slip ที่ดูผ่านได้ทางออนไลน์จะช่วยอำนวยความสะดวกได้มากๆ นอกจากนี้ข้อดีของการใช้ e-slip แทนการใช้สลิปเงินเดือนกระดาษนั้นนอกจากจะได้เรื่องต้นทุนที่ถูกลงแล้ว ความปลอดภัยยังมากขึ้นอีกด้วยเพราะส่งถึงผู้รับโดยตรง และยังมีการใช้รหัสผ่านเพิ่มอีก 1 ชั้นทำให้สลิปผ่านทางอีเมลมีความปลอดภัยสุดๆนั่นเอง

ระบบช่วยคำนวณเงินเดือน

จากที่เราได้เกริ่นมาในตอนต้นว่าการทำเงินเดือนในแต่ละเดือนเป็นงานที่ท้าทายมากๆ จากหลากหลายปัจจัย และที่สำคัญคือเมื่อเป็น task ที่ต้องใช้คนในการคำนวณแน่นอนว่าความผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ เริ่มจากการคำนวณเวลาเข้าออกงาน วันลาต่างๆ แล้วเอามาทำโดยใช้สูตรใน excel ยิ่งขั้นตอนต่างๆมีมากขึ้นเท่าไร โอกาสที่ความผิดพลาดก็มีมากขึ้นเท่านั้น ในปัจจุบันหลายๆองค์กรจึงเริ่มมีการใช้ระบบในการช่วยคำนวณเงินเดือน หรือที่เรียกว่า payroll automation และก็เริ่มเป็นที่นิยมมากๆในทุกขนาดองค์กร เพราะการทำ payroll ที่ต้องเสียเวลาในแต่ละเดือนมากๆ กลับกลายเป็นใช้เวลาเหลือเพียงแค่น้อยนิด ข้อมูลต่างๆระบบเองก็เป็นคนช่วยรวบรวมให้

ความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน

เมื่อไม่นานมานี้ประเทศไทยเรามีการตื่นตัวกันมากในเรื่องของ PDPA ที่มีเนื้อหาเกี่ยวข้องกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ฝ่ายบุคคลเองก็มีข้อมูลของพนักงานมากมายที่ต้องเก็บรักษาไว้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเลขที่บัญชี เลขประกันสังคม ที่สำคัญข้อมูลจำพวกเงินเดือนก็เป็นข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนมากๆ และนั่นทำให้ฝ่ายบุคคลเองก็เริ่มให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลกันมากขึ้น จะเห็นได้ว่าถ้าเป็นระบบที่อยู่บน Cloud นั้นโดยมากก็มักจะมากับความปลอดภัยของข้อมูลที่เรียกได้ว่าแน่นหนามากๆ ทำให้นี่ก็เป็นอีกเทรนด์หนึ่งที่จะได้รับความนิยมมากขึ้นในอนาคตอย่างแน่นอน

สรุปปิดท้าย

คำถามคือ: องค์กรของคุณพร้อมแล้วหรือยังที่จะใช้เทคโนโลยีในการจัดการเรื่องเงินเดือน? เทคโนโลยีแน่นอนว่าจะเข้ามาช่วยได้อย่างแน่นอน เราทุกคนรู้ดีในข้อนี้ แต่การพยายามเอาเทคโนโลยีมาปรับเปลี่ยนการทำงานรูปแบบเดิมๆก็เป็นงานที่ท้าทายไม่ใช่น้อย อย่างไรก็ดีถ้าหากคุณเลือกซอฟต์แวร์ได้ตรงกับความต้องการด้านเงินเดือนแล้วล่ะก็ ประโยชน์ที่ได้รับจะเกินคุ้มอย่างแน่นอน