4 เรื่องโปรแกรมเงินเดือน payroll ที่ HR ไม่รู้ไม่ได้

มักจะมีปัจจัยหลาย ๆ อย่างที่ส่งผลต่อการเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน payroll ในบริษัทหนึ่ง ๆ จนทำให้ HR และเจ้าของกิจการต้องทำการเลือกโปรแกรมกันอย่างเอาเป็นเอาตาย เพื่อให้ได้มาซึ่งการจัดการเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ แต่สุดท้ายผลลัพธ์กลับไม่เป็นไปตามที่หวังไว้ จน HR เองก็ได้แต่งงว่าเกิดอะไรขึ้น ทั้ง ๆ ที่เราก็พิจารณาจากฟีเจอร์อย่างถี่ถ้วนแล้ว ในบทความนี้เราจะไม่ได้พูดถึงวิธีการเลือกซื้อโปรแกรม payroll แต่จะช่วยมาชี้ให้เห็นถึงบางเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามเมื่อต้องเลือกโปรแกรมเงินเดือนสักตัว

โดยปกติแล้วการเลือกโปรแกรมเงินเดือน payroll มักจะมีขั้นตอนดังนี้: 

1.บริษัทเกิดความต้องการจัดการด้านเงินเดือนให้ดีขึน

2.หน่วยงานที่เกี่ยวข้องลิสท์ความต้องการ

3.เปรียบเทียบตัวโปรแกรมในท้องตลาด

4.ตัดสินใจซื้อ โดยมากมักขึ้นกับราคา

จะเห็นได้เลยว่าการเลือกโปรแกรมทำเงินเดือนนั้น ดูเผิน ๆ เหมือนจะไม่มีอะไร แต่แท้จริงแล้วเป็นโปรเซสที่กินเวลาค่อนข้างนานมากเลยทีเดียว ซ้ำร้ายการพิจารณาก็มักจะดูจากฟีเจอร์และราคาเป็นหลัก จนอาจจะลืมในแง่มุมอื่นที่ก็ส่งผลด้วยเช่นกัน

เราจะมาดูกันว่ามีเรื่องอะไรบ้างที่ HR มักจะมองข้ามกันไปเมื่อพิจารณาโปรแกรมสักตัว

4 ข้อที่คนมักจะละเลยเมื่อเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน

Regulation ของเรื่อง payroll และ tax

การทำเงินเดือนนั้นมีเรื่องให้ต้องทำมากมายเต็มไปหมด แต่สิ่งสำคัญคือเรื่องของความถูกต้องและ regulation ในแต่ละประเทศที่ไม่เหมือนกัน ปัญหาที่เรามักจะเจออยู่บ่อย ๆ เลยจะเกิดในเคสที่การตัดสินใจใช้โปรแกรมเงินเดือนบางตัวโดยอิงจากชื่อเสียงในต่างประเทศ อ่านรีวิวแล้วพบว่าใคร ๆ ก็บอกว่าดี จนยอมไว้ใจเสียเงินเป็นจำนวนมาก และหวังว่าจะจัดการปัญหา payroll ได้จนหมด แต่สิ่งที่ต้องมาพบเจอหลังจาก implement เสร็จแล้วกลับกลายเป็นว่าไม่รองรับ regulation บางอย่าง

ต้องอย่าลืมว่าโปรแกรมจากต่างประเทศนั้นหากเค้าไม่ได้ทำตลาดอยู่ในประเทศที่คุณต้องใช้ ก็มีความเป็นไปได้ว่าโปรแกรมจะไม่ได้ถูกปรับเปลี่ยนให้ตรงกับกฏหมายพื้นฐานบางอย่าง ยกตัวอย่างเช่น ระบบการหักเงินภาษี ขั้นบันไดการจ่ายภาษีต่างๆ เอกสารที่ต้อง gen เพื่ออัปโหลดส่งรัฐ รวมไปถึงการทำไฟล์จ่ายเงินธนาคาร ที่กล่าวมาตามข้างต้นทั้งหมดนี้ format ต่าง ๆ ก็จะไม่เหมือนกัน ล้วนแต่เป็นอุปสรรคที่จะทำให้การทำ payroll ไม่สำเร็จ

จะรู้ได้อย่างไรว่าฟีเจอร์นั้นจำเป็นจริง ๆ

แน่นอนว่าถ้าต้องจ่ายเงินซื้อโปรแกรม เราก็ย่อมต้องอยากได้ฟีเจอร์ที่ยิ่งเยอะก็ยิ่งดี แต่อย่าให้ฟีเจอร์ที่เยอะ ๆ มาบดบังการตัดสินใจของคุณ เพราะถ้าหากว่าคุณต้องการโปรแกรมเพื่อจัดการเงินเดือน คุณก็ต้องพิจารณาโดยดูจากฟีเจอร์ที่เกี่ยวกับเงินเดือนเป็นหลัก และฟีเจอร์บางส่วนที่เกี่ยวข้องกัน ในส่วนของด้านฟีเจอร์ payroll HR ทุกท่านคงจะทราบกันดี แต่ในส่วนที่เกี่ยวข้องล่ะควรจะมีอะไรบ้างที่ช่วยให้การลิสท์ฟีเจอร์ของคุณดีขึ้นได้ เราได้รวบรวมมาให้แล้ว

• Time attendance นับว่าเป็นฟีเจอร์หลักที่เกี่ยวข้องโดยตรง เพราะต้องนำเอาเรื่องของเวลามาใช้ในการคำนวณรายได้ที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน นอกจากนี้ตัวโปรแกรมควรจะรองรับการเก็บเวลาหลาย ๆ รูปแบบด้วยเช่น flex hour, กะโรงงาน, การตั้งค่ากะอย่างอิสระจะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่น
• Employee self-service (ESS) ดูเผิน ๆ ในเรื่องของการเปิดให้ทำ ESS ได้ด้วยตนเองอาจจะไม่เกี่ยวข้องอะไรมาก แต่จริง ๆ แล้วถือว่าเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์เอามาก ๆ เลยทีเดียว เพราะช่วยให้พนักงานสามารถทำเรื่องลา ดูสิทธิ์ต่างๆ และตรวจสอบเวลางานตัวเองได้ ลดเวลา HR ไปได้เยอะมาก ๆ ในแต่ละเดือน
• รองรับการออกไฟล์อะไรบ้าง อย่างที่เราได้บอกไปในหัวข้อที่แล้ว การทำ payroll นั้นยังมีการออกไฟล์ต่าง ๆ ต้องพิจารณาปัจจัยอื่นให้แน่ใจด้วย เช่น รองรับไฟล์ของธนาคารใดบ้าง ไฟล์ส่งสรรพากรมีหรือไม่
• Integration เป็นอีกเรื่องสำคัญที่ต้องพิจารณา แม้ว่าในปัจจุบันเราอาจจะยังไม่ต้องมองหาโปรแกรมด้านอื่น ๆ แต่เมื่อมีการปรับเปลี่ยนเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมอย่างพวกบัญชีก็จะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการทำเงินเดือนด้วยเช่นกัน การส่ง data ระหว่างกันได้แบบอัตโนมัติจะช่วยให้การทำงานเป็นแบบ seamless

โปรแกรมที่แพง อาจจะไม่จำเป็นสำหรับคุณเสมอไป

หลายครั้งเมื่อตัวเลือกใกล้เคียงกัน ในรายของบริษัทที่มีงบประมาณเพียงพอก็อาจจะตัดสินใจเลือกโปรแกรมตัวที่แพง เพียงเพราะว่ามีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่เยอะกว่า ในหลาย ๆ ครั้งก็พบว่ามันเป็นฟีเจอร์ที่ไม่อาจใช้งานได้จริง เราขอแนะนำเป็นว่าเมื่อต้องพิจารณากับสิ่งที่ต้องจ่าย จงอย่านำปัจจัยในเรื่องของฟีเจอร์เพียงอย่างเดียวมาตีราคาของตัวโปรแกรม เพราะยังมีปัจจัยอีกมากที่คุณควรพิจารณา เช่น การบริการหลังการขาย มีคนดูแลคอยตอบคำถามเมื่อเจอปัญหารึเปล่า, หน้าจอการใช้งานเป็นอย่างไร ใช้งานได้ง่ายหรือไม่, การ onboarding เป็นอย่างไร, มี mobile app ให้ใช้ไหม, อยู่บนระบบ cloud หรือเปล่า สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้คุณควรนำเอามารวมด้วยว่า โปรแกรมที่แพงจนคุณต้องยอมจ่ายให้ประสบการณ์ที่ดีในส่วนต่าง ๆ เหล่านี้ด้วยหรือไม่

ความปลอดภัยเรื่องที่คุณไม่ควรมองข้าม

โปรแกรมเงินเดือนที่ดีนั้นควรมาพร้อมกับระบบความปลอดภัยที่ดีด้วย เพราะในระบบ HR นั้นจะมีข้อมูลที่มีความ sensitive และ privacy สูงเช่น ข้อมูลส่วนตัวพนักงาน ข้อมูลเงินเดือน ทีนี้เนื่องจากว่าเราในฐานะผู้ใช้งานย่อมไม่รู้แน่ว่าแบบไหนที่เรียกได้ว่ามีความปลอดภัยสูง เราจึงมีทริคเล็ก ๆ น้อย ๆ ในการเลือกมาให้

• เลือกโปรแกรมที่มีมาตรฐาน ISO 27001/ISO 29110 เพราะ 2 ตัวนี้คือมาตรฐานในการพัฒนาและมาตรฐานของความปลอดภัยข้อมูล เมื่อใดที่คุณรู้ว่าโปรแกรมที่คุณเลือกได้รับ certificate ทั้ง 2 ตัวนี้ ก็น่าจะทำให้คุณวางใจได้ในระดับหนึ่ง
• ระบบคลาวด์ โดยทั่วไปซอฟต์แวร์ที่รันอยู่บน cloud จะมีความปลอดภัยสูงกว่าแบบ on premise หากคุณไม่มีทีมไอทีในการจัดการ ผู้ให้บริการ cloud ในปัจจุบันนั้นมีมาตรฐานความปลอดภัยที่สูงมาก ๆ จึงเป็นทางเลือกที่ดีอีกทางหนึ่ง
• 2FA หรือ 2 factor authentication ก็เป็นอีกหนึ่งการยกระดับด้านความปลอดภัยให้กับข้อมูลยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลเงินเดือน ที่ถ้าคนที่มีสิทธิ์จะ access ข้อมูลส่วนนี้ต้องการเข้าไปดู ก็ต้องทำ 2FA เพื่อตรวจสอบตัวตนก่อนเข้าดู

หลังจากอ่านบทความนี้จบแล้ว ก็หวังว่าเพื่อน ๆ HR ทุกท่าน จะเริ่มเข้าใจและรู้ว่าจะเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่ดีสักตัวจากโปรแกรมจำนวนนับไม่ถ้วนในท้องตลาดได้อย่างไร เพราะโปรแกรม HR ที่ดีนั้นแค่ฟีเจอร์อย่างเดียวคงไม่ตอบโจทย์ได้อย่างเพียงพอ ดังนั้นแล้วอย่าลืมลองพิจารณาจากปัจจัยที่คนส่วนใหญ่มักละเลยกัน และถ้าหากคุณยังลังเลอยู่ empeo เราก็มีเปิดให้ทดลองใช้ฟรี ลงทะเบียนได้เลยที่นี่