employee self-service

Employee self service (ESS) เริ่มเข้ามามีบทบาทสำหรับโปรแกรม HRM กันมากยิ่งขึ้น ด้วยความที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถทำเรื่องต่าง ๆ ที่จากแต่ก่อนต้องขอเอกสารและยุ่งเกี่ยวกับหลาย ๆ ส่วนงาน มาเป็นการทำเรื่องผ่านแอปพลิเคชัน ที่ไม่ว่าจะเป็นการทำเรื่องลา การอัปเดตข้อมูลต่าง ๆ ด้วยตนเอง การเรียกดูสลิปเงินเดือน ซึ่งทั้งหมดทั้งปวงนี้ส่งผลดีไม่ใช่กับเฉพาะพนักงานเท่านั้น แต่ยังดีต่อแผนก HR และบริษัทเป็นอย่างมากไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดไหนก็ตาม เพราะช่วยลดงานที่เป็นแนว admin ได้โดยตรงเลยทีเดียว

กระบวนการจัดการพนักงานของบริษัทในช่วงหลายปีที่ผ่านมามีการพัฒนาไปเยอะมาก ทำให้ระบบ HR เองก็ต้องมีการปรับตัวกันด้วยเช่นเดียวกัน และสิ่งหนึ่งที่องค์กรในปัจจุบันมุ่งเน้นกันมากคือเรื่องของ employee experience ที่เป็นปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จขององค์กร และตัว employee self service เองนั้นก็เป็นอีกหนึ่งแรงที่ช่วยสนับสนุน เพราะการที่มีการรวบรวมข้อมูลมาแสดงไว้บน user-friendly interface ที่เปิดให้พนักงานสามารถมาขอทำเรื่องต่าง ๆ ด้วยตนเองได้แล้ว จะช่วยลดเวลาพนักงานในการจัดการเรื่องยุ่งยากจุกจิกต่าง ๆ ส่งผลให้ความพึงพอใจในส่วนนี้ก็เพิ่มสูงมากขึ้น และก็ส่งผลดีกับองค์กรโดยรวมต่อไป

Employee Self Service คืออะไร?

จริง ๆ ในช่วงต้นบทความเรามีอธิบายไปพอสังเขปแล้วว่า ESS คืออะไร แต่เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันมากขึ้น ESS ก็คือฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานทำเรื่องต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการดู records ต่าง ๆ ขอลาหยุด เช็กเวลาสถานะการขาดลามาสาย และเรื่องอื่น ๆ 

empeo employee self service screen


แล้ว Employee Self Service ดีอย่างไร?

1.ช่วยในเรื่องความพึงพอใจพนักงาน

หน่วยงานในปัจจุบันมีการรวมกันจากคนหลายๆเจน และแน่นอนว่าคนเจนใหม่ๆเริ่มเข้ามามีบทบาทมากยิ่งขึ้น และอย่างที่เราๆรู้กันดีว่าคนในยุคใหม่ๆนี้มีการเข้าถึงเทคโนโลยีกันอย่างแพร่หลายและไม่ชอบในขั้นตอนที่ยุ่งยากวุ่นวาย ดังนั้นแล้วการนำโปรแกรม HR ที่มี self-service มาใช้แทนที่ระบบเอกสารแบบกระดาษที่ต้องขอและกรอกข้อมูลทุกครั้ง เมื่อต้องการลา หรือขอดูสิทธิ์ต่างๆ ก็ช่วยให้ประสบการณ์การทำงานในบริษัทกับคนในยุคเจนใหม่ๆนั้นเป็นไปในทิศทางที่ดียิ่งขึ้น นอกจากนั้นแล้วยังช่วยส่งเสริมในเรื่องของความโปร่งใสต่างๆในองค์กร เพราะพนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิ์การลา เวลาเข้างาน อัตราการขาด ลา มาสายของตนเองได้ทันที ทำให้หากมีสถานะอะไรที่ผิดปกติไปก็รู้ได้ทันที เมื่อต้องลางานพนักงานก็ไม่ได้รู้สึกว่าบริษัทจงใจทำให้ขั้นตอนการลาเยอะๆเพื่อไม่ให้พนักงานลางาน สุดท้ายแล้วทุกคนในบริษัทจะรู้สึกผูกพันกับองค์กร และมีความสุขมากขึ้น

2.ประหยัดเวลา

ไม่ว่าบริษัทจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ ก็จะได้ประโยชน์ในส่วนนี้อย่างแน่นอน สำหรับบริษัทขนาดใหญ่แน่นอนว่าด้วยจำนวนพนักงานในบริษัท หากทุกอย่างต้องผ่านทางแผนกบุคคลทั้งหมดแล้วล่ะก็ รับประกันได้เลยว่าฝ่ายบุคคลจะต้องทำงานกันจนหัวหมุนเลยทีเดียว และสำหรับบริษัทขนาดเล็กเองแล้วโดยมากนั้นเจ้าของก็มักจะต้องทำหน้าที่ควบตำแหน่ง HR manager ไปด้วยจนกว่าทีมจะใหญ่พอที่จะมี HR จริงๆมาดูแล task ยุ่งยากน่าเบื่อต่างๆเลยต้องจำใจทำไปโดยปริยาย การที่มี self-service ที่ให้พนักงานทำเรื่องต่างๆได้ด้วยตนเองแล้วนั้น ส่งผลให้มีเวลาไปทำงานที่ช่วยสร้างรายได้ให้กับบริษัทได้มากขึ้น และที่สำคัญยังลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำแบบแมนนวลอีกด้วย

3.มั่นใจได้ในความถูกต้อง

หลายต่อหลายครั้งที่การทำเอกสารผ่านระบบแมนนวล ทำให้ต้องมากรอกข้อมูล และปัญหาที่พบเจอประจำคือการที่พนักงานที่กรอกข้อมูลก็มักจะกรอกข้อมูลตกหล่น ไม่ครบ หรือผิดพลาดอยู่บ่อยๆทำให้เสียเวลาในการตรวจสอบหลายซ้ำหลายซ้อน ซึ่งนั่นก็ไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจเพราะ human error เป็นเรื่องปกติที่พบเจอได้ แต่แน่นอนว่าสิ่งที่กล่าวมานี้ล้วนสร้างความรำคาญใจให้กับทั้งสองฝั่งไม่น้อยเลยทีเดียว ฝั่งพนักงานเองก็รู้สึกว่าต้องเสียเวลากรอกเอกสารที่เยอะแยะมากมาย ในขณะที่ฝ่ายบุคคลก็มองว่าพนักงานทำให้เสียเวลาทำงาน ด้วย self-service ที่เปิดให้พนักงานสามารถแก้ไขข้อมูลต่างๆได้ด้วยตนเอง หากข้อมูลในใบลางานผิดก็สามารถยกเลิกและส่งใบใหม่ได้ทันที เพียงเท่านี้โปรเซสงานต่างๆก็จะราบรื่นขึ้นอีกมาก

สรุป

หากคุณกำลังมองหาระบบ HR มาใช้ในองค์กรสักระบบหนึ่งแล้วล่ะก็ อย่างน้อยๆในปัจจุบันนี้ระบบที่เปิด self-service หรือ ESS ให้ใช้ก็ควรเป็นทางเลือกขั้นพื้นฐานที่ระบบต้องมี เพราะจากประโยชน์ที่เราได้กล่าวมาผู้อ่านคงจะพอเห็นภาพแล้วว่าจะส่งผลดีต่อองค์กรเราได้ขนาดไหน

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog:       www.myempeo.com/blog 
Facebook:    www.facebook.com/myempeo
Youtube:     www.youtube.com/empeo


Tags

employee self-service, ess, HR software, self-service


You may also like

>