แอปพลิเคชันบริหารงานบุคคลควรทำอะไรได้บ้าง?

ฝ่ายบุคคล (HR) หรือเจ้าของกิจการ ที่กำลังมองหาแอปพลิเคชันบริหารงานบุคคล คงกำลังพบกับข้อสงสัยต่างๆ มากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบ HR ปัจจุบันที่มาเน้นขายกันในเรื่องของการใช้งานผ่านมือถือมากขึ้น แต่ละเจ้าก็พยายามชูจุดเด่นทำให้เราที่เป็นผู้ใช้งานเกิดความสับสนว่าแล้วจริงๆ ตัวแอปบนมือถือควรจะมีฟีเจอร์อะไรบ้างกันแน่ มาวันนี้ empeo เราก็รวบรวมสิ่งที่ควรต้องมีอยู่บน HR app ให้ทุกท่านได้ทราบกัน

ภาพรวมเวลาเข้าออกงาน

เป็นส่วนสำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้ ซึ่งภาพรวมเวลาเข้าออกงานจะทำให้ผู้ใช้งานรู้ว่า ณ ปัจจุบันเรามีสถานะการขาด ลา มาสายอย่างไรบ้าง และตัวแดชบอร์ดภาพรวมเวลาการเข้าออกงานยังเป็นส่วนที่เกี่ยวโยงกับฟีเจอร์อื่นๆเช่น การลางานซึ่งจะส่งผลต่อสถานะโดยตรง การเช็คอินเข้าออกงานผ่าน GPS เป็นต้น

บันทึกเวลาเข้าออกงานผ่าน GPS บนมือถือและ Beacon

นอกจากความสามารถในการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านทางเครื่องสแกนนิ้ว ส่วนเสริมต่างๆที่แอปพลิเคชัน HR ในปัจจุบันควรจะมีคือความสามารถในการเช็คอินผ่านมือถือ ไม่ว่าจะเป็นระบบ GPS หรือ Beacon ซึ่งการที่มีฟังก์ชั่นการทำงานเช่นนี้จะทำให้โปรแกรม HR ตัวนั้นมีความหลากหลายในการใช้งานมากยิ่งขึ้น รองรับโครงสร้างองค์กรในหลายรูปแบบมากขึ้น เช่นตัวอย่างการใช้งานกับบริษัทห้างร้านที่มีหลายสาขา และไม่ต้องการซื้อเครื่องสแกนนิ้วเพิ่ม หรือการใช้งานกับธุรกิจในแนวเฟรนไชส์

ลางานส่งเอกสารได้ทันใจ

อีกหนึ่งความสามารถที่ขาดไม่ได้เลยคือการส่งเอกสารการลาผ่านมือถือ เพราะในบางครั้งคุณอาจจะไม่มีการเข้าถึงคอมพิวเตอร์ได้ทันที ดังนั้นแล้วการมีฟีเจอร์นี้จะช่วยให้การส่งเอกสารการลาทำได้อย่างทันที ไม่มีการลืมและหัวหน้าเองก็สามารถรับรู้สถานะของคนในทีมได้ทันที

โชว์สถานะวันหยุดที่เหลืออยู่

เพราะในบางครั้งพนักงานอาจจะแค่อยากเช็คสถานะวันหยุดที่เหลืออยู่ ด้วยการที่มีตัวเลขต่างๆเหล่านี้โชว์บนแอปจะช่วยให้พนักงานทราบสถานะของตนเองว่ามีวันลาพักร้อน วันลากิจ วันลาต่างๆเหลือเท่าไร การเข้าถึงทำได้ง่าย ทำให้พนักงานเองก็สามารถรีวิวตนเองได้ว่ามีสถานะการลาเป็นอย่างไรบ้าง

และแน่นอน การอนุมัติเอกสารการลาผ่านมือถือ

เมื่อมีการลาผ่านระบบได้ การอนุมัติผ่านมือถือก็ควรทำได้เช่นกัน การที่มีฟีเจอร์นี้จะทำให้หัวหน้างานสามารถที่จะทำการรีวิวและอนุมัติเอกสารได้ทันที ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับหัวหน้าที่บางครั้งอาจจะติดประชุม หรือไม่มีคอมพิวเตอร์ใช้ในขณะนั้น ก็สามารถเห็นได้ทันทีว่าลูกน้องในทีมมีการลางานเข้ามา

สรุปสิ่งที่แอปพลิเคชัน HRM ควรมี

จะเห็นได้ว่าฟีเจอร์ที่เราคิดว่าควรมีบนแอปพลิเคชันบนมือถือสำหรับงาน HR นั้นจะไม่ได้มาทุกฟีเจอร์ ทั้งนี้เราคิดว่าการใช้งานแอปพลิเคชันสำหรับงาน HR ควรเป็นส่วนเสริมที่ช่วยให้การบริหารงานบุคคลทำได้ง่ายขึ้นมากกว่าการทำงาน HR ครบจบแบบครบวงจร ยกตัวอย่างเช่นการทำ payroll ซึ่งการทำบนคอมพิวเตอร์จะทำได้ละเอียดและง่ายดายกว่า เราจึงมองว่าฟีเจอร์บางส่วนไม่จำเป็นบนมือถือนั่นเอง