ปฏิเสธไม่ได้ ว่าคนทำงานที่เก่งและเป็นที่ไว้วางใจ คือหัวใจความสำเร็จของบริษัท แต่กว่าจะหาคนแบบนี้มาร่วมงานกับคุณได้ ก็ต้องใช้เวลานาน ผ่านหลายขั้นตอน ยิ่งถ้าเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือเพิ่งเริ่มต้นอย่าง SME หรือสตาร์ทอัพ ถ้ายังไม่ได้วางระบบฝ่ายบุคคลที่แข็งแรงพอ ก็ยิ่งยากที่จะคว้าคนที่ใช่มาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร มาดูกันว่าควรเตรียมวางกลยุทธ์ระบบ HR ยังไง โดยเฉพาะเรื่องการรับสมัครและการต้อนรับพนักงานใหม่ให้ก้าวทันบริษัทที่กำลังเติบโต
1. เตรียมพร้อมก่อนรับพนักงาน
บริษัทขนาดเล็กมักจะสื่อสารถ่ายทอดข้อมูลต่างๆ ระหว่างกันได้สะดวก โดยไม่จำเป็นต้องบันทึกไว้อย่างเป็นระบบ แต่เมื่อมีคนมากขึ้นก็จำเป็นที่จะต้องสร้าง "คู่มือ" หรือแนวทางบางอย่างไว้ให้ปฏิบัติร่วมกัน เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามา จะได้ไม่เสียเวลาในการถ่ายทอดข้อมูลเหล่านั้น เช่น
- สร้าง Job Description หรือรายละเอียดหน้าที่ของตำแหน่งต่างๆ ให้ชัดเจน เมื่อพนักงานเข้ามาแล้วจะได้รู้เนื้องานของตัวเอง พร้อมรู้ว่าควรจะขยายขอบเขตไปในทิศทางไหน ถ้าสนใจที่จะเติบโตไปกับบริษัท
- มีการทำเอกสารหรือฐานข้อมูลกลาง รวมกฎระเบียบและเรื่องต่างๆ ที่พนักงานใหม่จำเป็นต้องรู้ เช่น จะลางานต้องทำอย่างไร ใครเป็นใครในบริษัท อยากรู้เรื่องนี้ต้องติดต่อสอบถามใคร ฯลฯ
2. เริ่มรับสมัครพนักงาน
เมื่อวางระบบต้อนรับพนักงานใหม่พร้อมแล้ว ก็เริ่มรับสมัครหาคนได้ ถ้ายังเป็นบริษัทที่กำลังตั้งตัว อาจจะอย่าเพิ่งตั้งตำแหน่ง Full-time แต่ควรเริ่มจากการจ้างคนทำงานฟรีแลนซ์ส่วนหนึ่งไปก่อน เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ ควรศึกษาแพลทฟอร์มการสมัครงานให้หลากหลาย เช่น เว็บไซต์หรือ community ในการหางานต่างๆ ก็จะช่วยให้บริษัทมีโอกาสเข้าถึงและเป็นที่รู้จักในท้องตลาดมากขึ้น
3. คัดเลือกพนักงาน
ในการคัดกรองผู้สมัครที่มีคุณภาพ ลองให้โจทย์หรือแบบทดสอบที่ใกล้เคียงกับงานที่ต้องทำจริง มากที่สุด เช่นเมื่อมีคนสมัครตำแหน่ง Content Writer ก็ลองให้เขียนบทความขนาด 500 คำในเรื่องที่บริษัทคุณสนใจ ใครที่สละเวลาลงมือทำและส่งกลับมา ก็ถือได้ว่ามีความมุ่งมั่นในระดับหนึ่ง มีเกร็ดดีๆ ที่อยากแนะนำคือ อย่าเพิ่งอ่านเรซูเม่ของผู้สมัคร จนกว่าจะได้ประเมินแบบทดสอบที่ผู้สมัครทำเสร็จแล้วก่อน เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้สัมภาษณ์งานไขว้เขวไปกับรายละเอียดในเรซูเม่โดยที่ยังไม่ได้ดูศักยภาพการทำงานจริง
ท้ายสุด เมื่อสัมภาษณ์เสร็จแล้ว ลองให้ผู้สมัครให้ feedback เกี่ยวกับกระบวนการสมัครงาน ตั้งแต่เริ่มเห็นประกาศจนถึงการสัมภาษณ์ที่บริษัท วิธีนี้จะช่วยให้ HR ปรับปรุงวิธีการรับสมัคร/สัมภาษณ์ให้ดียิ่งขึ้น ครอบคลุมไปถึงตำแหน่งอื่นๆ ด้วย
4. สอนงานพนักงาน
เมื่อรับพนักงานมาแล้ว สมมติว่าตำแหน่ง Content Writer อาจจะเริ่มด้วยการให้เขียน blog เนื้อหาเว็บไซต์ ฯลฯ เมื่อเวลาผ่านไป ก็ขยายขอบเขตกว้างขึ้น เมื่อมีหน้าที่รับผิดชอบมากขึ้น พนักงานก็จะฉายแววให้เห็นว่ามีความสามารถด้านไหนบ้าง
หรือถ้าบริษัทรับคนเข้ามาในฐานะพนักงานสัญญาจ้าง เมื่อเวลาผ่านไป เขาก็จะเก่งขึ้นเพราะได้เรียนรู้จากประสบการณ์จริง ส่วนบริษัทเองก็ได้เห็นภาพชัดขึ้นว่า เหมาะที่จะโปรโมตให้เป็นพนักงานประจำ หรือเปล่า หรือต่อให้พนักงานคนนั้นไม่สนใจตำแหน่งประจำ อย่างน้อย บริษัทก็มีระบบที่มั่นคง พร้อมรับพนักงานใหม่เข้ามาในอนาคต
ระบบ HR ที่ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
จะเห็นว่า การมีระบบที่แข็งแรงเตรียมพร้อมไว้อยู่เสมอ คือเรื่องสำคัญเร่งด่วนอย่างยิ่งที่ HR ไม่ควรละเลย ทุกวันนี้มีระบบ HRM มากมายที่สร้างมาเพื่อแบ่งเบาภาระของ HR แบบครบวงจร และเมื่องานเป็นระบบชัดเจน คนทำงานก็มีความสุข พร้อมแสดงศักยภาพออกมาได้เต็มที่ ส่งผลดีต่อการเติบโตของบริษัทในที่สุด
ติดตามเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.empeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo