สรุปข้อดีข้อเสีย จะเลือกวิธีลงเวลาเข้างานแบบไหนดีนะ?

หลังจากใช้เวลาในการเลือกระบบ HR ไปพักใหญ่ๆ ในที่สุดแล้วบริษัทของคุณก็มีระบบ HR ให้ใช้สักที อย่างไรก็ดีคุณกลับพบว่ามีความท้าทายใหม่เกิดขึ้น ระบบ HR ที่คุณเลือกมารองรับการลงเวลาเข้างานหลากหลายรูปแบบ GPS/Finger/Face/Beacon มาตอนนี้คุณกลับหนักใจเพราะไม่แน่ใจว่าจะเลือกให้พนักงานลงเวลาแบบไหนถึงจะดีที่สุด หากคุณเจอปัญหาเช่นนี้ตามเรามาเลย เพราะเราจะช่วยชี้ข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบให้คุณเห็นเองว่าเหมาะกับแบบไหนดี

เริ่มกันที่ Finger scan

สำหรับการสแกนนิ้วก็ไม่ได้เป็นอะไรที่แปลกใหม่ บริษัทในหลายๆที่ก็มักจะมีการให้พนักงานลงเวลาเข้างานผ่านทางการสแกนนิ้วเป็นหลัก แต่ถ้าหากคุณเป็นบริษัทที่ยังไม่เคยมีระบบลงเวลามาก่อนก็อาจจะมีข้อสงสัยว่าแล้วระบบนี้เหมาะกับเราหรือไม่

ข้อดี

• ระบบสแกนนิ้วมีความแม่นยำมาก ยากต่อการปลอมแปลงตัวตน

• สามารถเลือกจุดตั้งเครื่องสแกนนิ้วลงเวลาได้ ทำให้มั่นใจว่าพนักงานเข้างานจริง

• อุปกรณ์มีให้เลือกมากมายในหลายช่วงราคา

ข้อเสีย

• บางพนักงานมีปัญหาลายนิ้วมือลอก ทำให้ลงเวลาไม่ได้

• การดึงเวลาเข้าโปรแกรม HR มักไม่ได้ดึงเวลาแบบเรียลไทม์

• ในช่วง Covid-19 หลายๆองค์กรหลีกเลี่ยงการใช้ เนื่องจากมีจุดสัมผัสร่วมกัน

หลังจากการมาของ Covid-19 ทำให้การใช้เครื่องสแกนใบหน้าเพื่อเข้างานได้รับความนิมยมสูงขึ้น สำหรับข้อดี ข้อด้อยของการลงเวลาแบบใช้ใบหน้านั้นก็จะค่อนข้างเหมือนกับการใช้การสแกนนิ้วแทบทุกประการ จะมีข้อแตกต่างเพียงเล็กน้อยเช่น โดยปกติแล้วเครื่องสแกนใบหน้ามักจะมีราคาแพงกว่าซึ่งทำให้หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กอาจจะไม่อยากลงทุนในอุปกรณ์นี้นั่นเอง

ลงเวลาเข้างานผ่าน GPS บนมือถือ

อีกหนึ่งรูปแบบที่กำลังเป็นที่นิยมมากๆหลังจากที่ Covid-19 แพร่ระบาดอย่างรวดเร็ว หลายๆองค์กรก็ยกเลิกการสแกนนิ้วและหันมาให้พนักงานลงเวลาผ่านมือถือเอง ซึ่งก็จะเป็นการเช็คอินโดยจับจากสัญญาณ GPS บนมือถือนั่นเอง

ข้อดี

• เมื่อมีการลงเวลาเข้างาน เวลาจะถูกบันทึกทันที

• เป็นวิธีการลงเวลาที่สะดวกสบาย เพราะทำผ่านมือถือได้เลย

• เหมาะกับเมื่อมีการลงเวลาผ่านสถานที่อื่นๆ

ข้อเสีย

• หากเป็นในอาคารพนักงานอาจจะลงเวลาเข้างาน ทั้งที่ยังต่อแถวซื้อของด้านล่างตึกได้

• การใช้ GPS จะยังมีปัญหาเรื่องความแม่นยำในสถานที่ปิด

• อาจไม่ใช้ทุกคนในองค์กรที่มีมือถือ

Beacon อีกหนึ่งเทคโนโลยีที่กำลังมาแรง

และสุดท้ายคือการลงเวลาผ่าน Beacon แม้ว่าเราจะบอกว่าเป็นการลงเวลาผ่าน Beacon แต่จริงๆแล้วเราก็ยังต้องใช้มือถือของเราในการบันทึกเวลาเข้าออกงานอยู่ดี แต่แทนที่โปรแกรมเราจะบันทึกจาก GPS มันก็จะไปสื่อสารกับตัว Beacon แทนนั่นเอง โดยทั่วไปข้อดีก็จะคล้ายๆกับการลงเวลาแบบ GPS แต่จะทำได้มากกว่า

ข้อดี

• การลงเวลามีความแม่นยำมาก สามารถเลือกจุดลงเวลาได้ ไม่ต้องกังวลว่าเป็นอาคาร

• รองรับการเช็คอินหากมีพนักงานที่ต้องประจำหลายจุด เช่น PC ตามห้างสรรพสินค้า

• หมดปัญหาเรื่องไม่มีสัญญาณ GPS ในบางสถานที่

ข้อเสีย

• ทุกจุดลงเวลาที่ใช้ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง Beacon เพิ่ม

• ต้องมีมือถือในการ check-in เช่นเดียวกับการเช็คอินผ่าน GPS

สุดท้ายหากเลือกใช้แค่แบบเดียว...
แบบนี้ก็ไม่จำเป็นต้องเลือกโปรแกรมที่รองรับหลายแบบหรือเปล่า

แม้ว่าสุดท้ายแล้ว ณ ตอนนี้คุณจะเลือกการเช็คอินแบบใดแบบหนึ่งจากข้างต้น แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าโปรแกรม HR ที่คุณเลือกใช้หากรองรับการลงเวลาที่คุณเลือกแล้วก็เพียงพอ เพราะในอนาคตคุณอาจมีความต้องการที่จะใช้การลงเวลาแบบอื่น หรือบริษัทคุณมีการเติบโตขึ้นทำให้การเช็คอินต้องใช้วิธีหลายแบบประกอบกัน ดังนั้นแล้วเลือกตัวที่รองรับการใช้งานหลายๆแบบไว้ก่อนเลยตั้งแต่ต้นจะเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่ามากๆ