software งานบุคคลเมื่อต้องคำนึงถึงการใช้ระบบ สิ่งแรกที่มักจะตามมาด้วยกันก็คือเรื่องของค่าใช้จ่าย จนทำให้หลายๆบริษัทต้องกลับมาคิดทบทวนถึงประโยชน์ที่จะได้ในการเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงาน ฝ่ายบุคคลในปัจจุบันเองนั้นการจัดการงานด้าน HR ก็เริ่มมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะด้วยขนาดและโครงสร้างขององค์กรเอง สวัสดิการต่างๆเช่นเวลาเข้าออกงานแบบยืดหยุ่นก็ล้วนเป็นองค์ประกอบที่ทำให้ ฝ่ายบุคคลมีความต้องการใช้งานซอฟต์แวร์งานบุคคลในการช่วยจัดการ ย้อนกลับมาที่คำถามสำคัญแล้ว software งานบุคคลแท้จริงนั้นช่วยงาน HR ได้จริงหรือ?
จริงๆแล้วไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่บริษัท SME หรือองค์กรแบบ multinational การใช้ software งานบุคคลนั้นจะก่อให้เกิดประโยชน์มากมายอย่างแน่นอน โดยเฉพาะถ้าหากว่าบริษัทคุณกำลังอยู่ในสเตจของการเติบโตด้วยแล้วล่ะก็ การจัดการด้านบุคคลหากไม่มีการวางโครงสร้างที่ดีแล้วจะต้องสร้างความปวดหัวให้คุณอย่างแน่นอน ลองมาดูกันดีกว่าว่าประโยชน์สำหรับ software งานบุคคลที่จะเข้ามาช่วยงานนั้นมีอะไรบ้าง
ประโยชน์ที่ฝ่ายบุคคลจะได้รับเมื่อใช้ระบบ HR
- โครงสร้างองค์กรที่เป็นระบบ ง่ายต่อการจัดการ work-flow ต่างๆ software งานบบุคคลโดยส่วนมากแล้วนั้นจะมีการกำหนดบทบาท user ในระบบได้ตามโครงสร้างขององค์กรแบบ hierarchy ที่เป็นลำดับชั้น แต่ะละคนก็จะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงไม่เท่ากัน ซึ่งนอกจากจะช่วยให้การจัดการพนักงานทำได้ง่ายขึ้นแล้ว ยังส่งผลให้พนักงานแต่ละคนรู้ถึงสิทธิ์ต่างๆที่ตัวเองมี พนักงานแต่ละคนก็เข้าใจถึงโครงสร้างขององค์กรมากยิ่งขึ้น องค์กรก็มีความโปร่งใสมากขึ้นไปด้วย
- Employee self-service (ESS) ช่วยลดงาน HR โดยตรง จากแต่ก่อนที่การลาต่างๆต้องวิ่งตรงเข้ามาหาที่แผนกบุคคลโดยตรงในเกือบๆจะทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการขอเอกสารการลางาน การให้คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม การตรวจสอบข้อมูลต่างๆ และสุดท้ายยังต้องดูในเรื่องของการอนมัติและเก็บบันทึกสิทธิ์คงเหลือต่างๆของพนักงานอย่างเป็นระบบ และนี่ยังไม่นับถึง task เกี่ยวกับการ manage เวลาขาด งาน มาสายต่างๆ ซึ่งสุดท้ายแล้วส่งผลให้เวลาทำงานของฝ่ายบุคคลต้องสูญเสียไปกับ task ต่างๆเหล่านี้มาก ด้วย ESS พนักงานสามารถเข้าถึงสถานะต่างๆ แก้ไขเอกสารได้ด้วยตนเอง ก็ทำให้ HR มีเวลาเหลือให้กับงานที่สำคัญกว่า
- ลดความผิดพลาดระบบ payroll เพิ่มความน่าเชื่อถือ นอกจากการทำ payroll บนซอฟต์แวร์งานบุคคลจะได้ในเรื่องของความปลอดภัยที่ secure กว่าการทำบน excel หรือบันทึกลงบนสมุดมากๆแล้ว software งานบบุคคลยังเข้ามาช่วยในเรื่องของความถูกต้องในการคิดคำนวณเงินเดือน เพราะระบบ HR จะกำจัดการทำงาน manual ต่างๆออกไปจนหมด ทำให้ความผิดพลาดที่เกิดจาก human error ก็ลดตามลงไปด้วย การทำงานของ HR ก็จะได้รับความเชื่อมั่นมากกว่าเดิม
- HR เองก็ประเมินพนักงานได้ง่ายขึ้น software งานบุคคลในปัจจุบันนั้น บางส่วนก็ได้มีตัวช่วยในการประเมินพนักงาน ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ในช่วงของ probation ไปจนถึงการประเมินประจำปีเลยทีเดียว แต่ก่อนเมื่อ HR ต้องรับบทบาทในการประเมินพนักงานก็เป็นอะไรที่วุ่นวายมากๆ เพราะต้องเริ่มตั้งแต่การออกแบบแบบประเมิน ไปจนถึงขั้นตอนในการนำข้อมูลประเมินมาเปลี่ยนเป็นผลลัพธ์ในรูปแบบที่ง่ายต่อการเข้าใจ ส่งผลให้กว่าจะประเมินจบได้ในแต่ละรอบนั้นก็กินเวลาล่าช้าไปมากเลยทีเดียว การใช้ software งานบุคคลนั้นจะช่วยให้งานในการประเมินพนักงานได้รับข้อมูลผลลัพธ์แบบเรียลไทม์ ข้อมูลสามารถนำไปใช้ประโยชน์ และวางกลยุทธ์ในการจัดการประสิทธิภาพได้อย่างทันท่วงที
สรุป
หากคุณเป็นคนหนึ่งที่กำลังลังเลอยู่ว่าจะนำเอา software งานบุคคลเข้ามาช่วยในการจัดการพนักงานดีหรือไม่ หลังจากอ่านบทความนี้จบเรียบร้อยแล้วเชื่อได้เลยว่าความลังเลใจของคุณจะหมดไปอย่างแน่นอน หากคุณยังไม่แน่ใจแล้วล่ะก็ ลองทบทวนถึงประโยชน์ต่างๆ การจัดการพนักงาน โครงสร้างและสิทธิ์ต่างๆ การทำเงินเดือน การประเมินพนักงานก็น่าจะช่วยให้ตัดสินใจกันได้นะครับ
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo