การติดตามเวลาทำงานพนักงานถือเป็นสิ่งที่เรียกได้ว่าค่อนข้างจำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบริษัทขนาดเล็ก สาเหตุหลักๆก็เพราะว่าการ track เวลาทำงานจะช่วยให้เงินที่จ่ายออกไปมาจากเวลาทำงานที่เกิดขึ้นจริงๆ และนอกจากนี้ยังทำให้รู้ว่ามีพนักงานคนไหนที่มีปัญหาอยู่บ้างไหมเช่น มีการเข้างานสาย หรือในเคสตรงข้ามกันคือมีการทำ OT ที่เยอะมากๆ การมอนิเตอร์ ติดตามเวลาเข้างานจึงใช่แค่การบันทึกเวลาเพียงอย่างเดียว empeo เราจึงจะมาแนะนำวิธีที่จะช่วยให้คุณติดตามเวลาทำงานได้แบบประสบความสำเร็จ
บอกลาระบบ manual จัดหา self service มาใช้แทน
ถ้าหากบริษัทคุณยังคงใช้การบันทึกติดตามเวลาแบบแมนนวลแล้วล่ะก็ อาจจะถึงเวลาที่คุณต้องบอกลาระบบเหล่านั้น เพราะนอกจากจะทำให้การเก็บเวลาเข้าออกงานไม่ถูกต้องแม่นยำ ขาดความน่าเชื่อถือแล้ว การเอาข้อมูลเวลาทำงานไปใช้ประโยชน์ก็ยังต้องใช้เวลาในการเตรียมข้อมูลอีกด้วย ส่งผลให้เรื่องง่ายอย่างการสอบถามเวลาเข้าออกงานของพนักงาน กลายเป็นงานที่ยุ่งยากขึ้นมาทันที ดังนั้นแล้วระบบที่มี ESS หรือ employee self service จะเข้ามาช่วยได้อย่างยิ่งยวด พนักงานสามารถดูเวลาทำงานของตนเองได้ ทำให้รู้ว่าสถานะตนเองเป็นอย่างไร นอกจากนี้ยังสามารถแพลนการลาล่วงหน้าก่อนได้ ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งต่อตนเองและคนในทีม
รวมเข้ากับ payroll
เมื่อมีการติดตามเวลาเข้างานอย่างเป็นระบบผ่านทางโปรแกรมแล้วชีวิตจะยิ่งง่ายขึ้นอีกด้วยระบบที่สามารถใช้งาน payroll ได้ด้วย นอกจากจะช่วยให้คุณจัดการเวลาเข้าออกงานได้อย่างง่ายดาย มองเห็นภาพรวมของทุกคนในบริษัท มีใครขาด ลา มาสายสถานะเป็นอย่างไรบ้าง การใช้ระบบที่มาพร้อมกับ payroll ทำให้การคิดคำนวณเงินเดือนต่างๆเป็นไปได้โดยอัตโนมัติ ถูกต้องแม่นยำ ไม่ต้องใช้การคำนวณใส่สูตรผ่านทาง excel อีกต่อไป
โมบายแอป
ถ้าการลงเวลาเข้าออกงานสามารถลงผ่านมือถือได้ก็จะช่วยคุณได้หลายๆเรื่องไม่ว่าจะเป็นเวลาที่พนักงานต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ ทำงานแบบ work from home ซึ่งช่วยให้การ track เวลาทำงานสามารถทำได้อย่างต่อเนื่อง และทำได้อย่างรวดเร็ว ไม่เกิดข้อจำกัดที่ทำให้ข้อมูลเวลาทำงานเอาไปใช้ได้ยาก ดังนั้นแล้วถ้าคุณคิดจะเริ่มติดตามเวลาทำงานของพนักงานในบริษัทคุณ อาจจะต้องเริ่มคิดในเรื่องของการเปิดให้ลงเวลางานผ่านมือถือได้ด้วย ก็จะเป็นอีกทางเลือกที่ยืดหยุ่นมากๆ
อย่าลืมคำนึงถึงเรื่อง access ต่างๆด้วย
จริงอยู่ว่าการที่นำซอฟต์แวร์เข้ามาใช้จะช่วยได้ในหลายๆส่วน การทำให้การติดตามเวลาทำงานมีความยืดหยุ่นก็ล้วนช่วยในเรื่องการนำข้อมูลเวลาไปใช้ต่อ แม้ว่าคุณจะเชื่อใจพนักงานมากก็ตาม แต่คุณก็ควรจะเลือกซอฟต์แวร์ที่สามารถตั้งค่าต่างๆได้ในกรณีที่คุณต้องการใส่เงื่อนไขเข้าไปในการติดตามเวลาทำงาน เช่นสามารถกำหนดเวลาเข้าออกงาน กะการเข้างานได้ สามารถ clock-in ผ่านมือถือได้ต่อเมื่ออยู่ในรัศมีที่กำหนดไว้รอบๆบริษัท เพียงเท่านี้คุณก็สามารถจัดการเวลาทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกต้อง น่าเชื่อถือ
จะเห็นได้เลยว่าการติดตามเวลาทำงานพนักงาน ไม่ใช่แค่การที่บริษัทจะหาวิธีในการบันทึกเวลาเข้าออกงานเพียงเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงประโยชน์ที่พนักงานและบริษัทเองจะได้รับ เช่นการเช็คสถานะเวลาทำงานได้เอง วางแผนวันลาได้ การเอาข้อมูลเวลางานไปใช้ประโยชน์ต่อ การคำนวณ payroll ที่ทำได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งล้วนแต่เป็นสิ่งที่ทำให้การเก็บข้อมูลเวลามีประโยชน์มากกว่าแค่การ track พนักงานเพียงอย่างเดียวนั่นเอง
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo