การลางานความซับซ้อนนั้นแปรผันตามกับขนาดขององค์กรโดยตรง ยิ่งถ้าไม่มีระบบการจัดการการลางานที่ดีเพียงพอแล้ว ความเสียหายที่เกิดขึ้นก็เริ่มได้ตั้งแต่ระดับสร้างความรำคาญใจไปจนถึงความเสียหายในองค์กร ไหนจะเวลาที่ทางฝ่ายบุคคลต้องแบ่งมาดูแลในเรื่องการจัดการเวลางาน ในองค์กรเล็กๆก็อาจจะยังไม่ได้กระทบกับงานหลักเท่าไร แต่ในพนักงานระดับหลักร้อยคนขึ้นไปความยุ่งยากก็จะมากขึ้นมาก ดังนั้นแล้วซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยเรื่องการลางานจะช่วยเหลือคุณได้อย่างมาก แต่หากยังคิดไม่ตกแล้วล่ะก็ลองมาดูถึงผลเสียที่เกิดขึ้นกันดีกว่า
HR Burnout
อาจจะดูแปลกเพราะงานของฝ่ายบุคคลจริงๆก็รวมในเรื่องของการจัดการเรื่องการลางานของพนักงานอยู่แล้ว แต่การที่ไม่มีซอฟต์แวร์ช่วยจัดการในเรื่องของการลางานโดยตรงนั้นจะส่งผลให้การจัดการการลางานที่เป็นเรื่องง่ายๆทำได้ยากมากขึ้น เพราะต้องมานั่งทำมือทีละคน คอยเช็คสิทธิ์ต่างๆซึ่งถือเป็นงานที่ละเอียดอ่อน และเนื่องด้วยการจัดการระบบลางานไม่ดี ทำให้เมื่อ HR เองยามที่ต้องการพักผ่อนก็ทำได้ยากขึ้น เกิดเป็นผลกระทบแบบเป็นลูกโซ่ต่อไปยังงานหลักที่สำคัญของฝ่ายบุคคล พองานถูกสะสมเข้ามากๆฝ่ายบุคคลเองก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องทำงานเกินเวลา ซึ่งถ้าหากเป็นเวลาชั่วครั้งคราวตรงนี้ก็อาจจะยังไม่เท่าไร แต่ถ้ากลายเป็นกิจวัตรที่ต้องทำ พนักงานเองก็จะรู้สึกว่า work life balance นั้นหายไป สุดท
ประสิทธิภาพบริษัทตกลง ต้นทุนเพิ่มขึ้น
สืบเนื่องจากปัญหาที่เกิดในข้อแรกเมื่อ HR เกิดปัญหาในเรื่องของการทำงาน ย่อมส่งผลให้การหาคนต่างๆก็ล่าช้าออกไป งานอื่นๆก็ถูกดีเลย์ สุดท้ายเมื่อประสิทธิภาพของบริษัทตกลง การจ้างคนมาเพิ่มเพื่อจัดการงานต่างๆที่ค้างคาก็กลายเป็นสิ่งที่จำเป็นมากขึ้น แต่นั่นก็หมายถึงเงินเดือนที่เราต้องจ่ายเพิ่มอีกด้วยเช่นกัน ดังนั้นแล้วคุณจะเริ่มเห็นปัญหาที่ดูเหมือนจะเป็นปัญหาเล็กๆถ้าหากบริษัทยังมีคนไม่มาก การต้องมาจัดการการลาพนักงานอาจจะไม่ใช่งานที่ยากเท่าไร ยังสามารถเพิกเฉยได้ แต่เมื่อบริษัทมีขนาดใหญ่ขึ้นสุดท้ายแล้วเงินที่ประหยัดได้จากการไม่ใช้ซอฟต์แวร์จัดการก็ต้องถูกเปลี่ยนมาเป็นค่าจ้างคนเพิ่มอยู่ดี
พนักงานไม่แฮปปี้
เมื่อพนักงานทุ่มเททำงานให้กับองค์กรอย่างขยันขันแข็งแล้วนั่นหมายความว่าบางครั้งเค้าก็ต้องการการพักผ่อนด้วยเช่นกัน แต่ถ้าหากว่าระบบการลางานของบริษัทคุณนั้นไม่เอื้ออำนวยให้พนักงานแล้วล่ะก็พนักงานจะรู้สึกว่ากำลังโดนเอาเปรียบอยู่ อยากให้ลองนึกภาพตามบริษัท A เมื่อใดก็ตามที่พนักงานต้องการลา การเช็คสิทธิ์ที่เหลือก็ต้องทำโดยการถาม ต้องขอเอกสารการลา หลังจากนั้นต้องกรอกรายละเอียดมากมาย พร้อมจดหมายชี้แจง กว่าจะส่งเรื่องให้อนุมัติ กว่าจะแจ้งกลับ เทียบกับบริษัท B ที่สามารถเช็คทุกอย่างได้ผ่านโปรแกรม แน่นอนว่าพนักงานย่อมรู้สึกดีกับบริษัท B มากกว่า ส่งผลให้ turnover ก็น้อยลงด้วย
ปัญหาด้านการสื่อสารและจัดการ
และสิ่งสุดท้ายที่เกิดขึ้นจากการที่ระบบการลางานไม่ดีแล้วนั้น หากดูเผินๆก็อาจจะมองว่าเป็นเรื่องเล็กน้อยเมื่อเทียบกับงาน HR ทั้งหมด ที่จริงแล้วมันส่งผลกระทบโดยตรงกับเรื่องใหญ่อย่าง staff management ซึ่งจะไม่ใช่แค่เรื่องการใช้สิทธิ์การลาแล้ว แต่เป็นการวางแผนงานของแต่ละทีมในระหว่างที่เพื่อนร่วมทีมมีการลา ซึ่งการที่ทุกอย่างไปถูกเก็บไว้บนกระดาษทั้งหมด การเข้าถึงข้อมูลก็จะทำได้ยากขึ้น และเมื่อต้องมาดูเพื่อวางแผนงานในแต่ละเดือน หากเป็นทีมใหญ่ๆแล้วล่ะก็รับรองได้เลยว่าจะสับสนวุ่นวายสุดๆ อย่างแน่นอน
สรุปส่งท้าย
การลางานดูเผินเหมือนจะเป็นแค่ส่วนเล็กๆของ Human resource management ซึ่งมีบทบาทต่อเมื่อพนักงานที่ต้องการลาเท่านั้น แต่อันที่จริงแล้วมันไม่ใช่ความจริงทั้งหมด ดังที่เราได้แสดงให้เห็นถึงปัญหาในบทความนี้ อาจจะถึงเวลาที่คุณต้องชั่งใจว่าระหว่างจะรอให้เกิดปัญหาแล้วต้องเพิ่มคนเพื่อแก้ไข หรือจะเริ่มใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การจัดการการลางานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่เนิ่นๆ
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo