ในช่วงปีที่ผ่านมา มีหลายสิ่งที่เปลี่ยนไปในโลกของการทำงานนะครับ เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากขึ้น พนักงานประจำอาจไม่ต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ แต่ติดต่อสื่อสารผ่าน VDO conference แทน ส่วนชาว HR ก็คงพึ่งพาซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมต่างๆ เพื่อจัดการงานบุคคลของบริษัทให้เป็นระบบและเดินหน้าต่อไปได้โดยไม่สะดุดครับ
สำหรับปีหน้า แน่นอนว่าบริษัทต่างๆ ต้องเผชิญกับความท้าทายในรูปแบบใหม่ๆ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ชาว HR จะต้องมีความยืดหยุ่นและตอบสนองว่องไวต่อความเปลี่ยนแปลงครับ วันนี้เลยอยากจะส่งท้ายปีด้วยประโยชน์ของเทคโนโลยีสักหน่อย มาดูกันว่า HR software จะช่วยยกระดับงานบุคคลของบริษัทคุณให้ไปไกลกว่าเดิมยังไงบ้างในปี 2021 ครับ
1) ลดภาระงานและเอกสารที่ต้องใช้
เชื่อว่าเอกสารและงานธุรการ คือเรื่องที่กินพลังงานมากที่สุดของมนุษย์ HR นะครับ ยิ่งถ้าเป็นบริษัทใหญ่ ก็มีกระบวนการขั้นตอนมากมายให้จัดการ ดังนั้น การเก็บรวบรวมข้อมูลในทุกมิติของพนักงานจึงเป็นเรื่องใหญ่และใช้เวลามหาศาลครับ
ตรงนี้เองที่ HR software จะเข้ามาช่วยทำให้ชีวิตคุณดีขึ้น ทุกวันนี้มีซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ช่วยจัดการเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนยุ่งยากน่าปวดหัวไปอีก ยิ่งถ้าเป็นซอฟต์แวร์แบบใช้ระบบคลาวด์ละก็ ยิ่งดีไปอีกระดับเลยครับ เพราะจะบันทึกข้อมูลที่คุณกรอกลงไปโดยอัตโนมัติ พร้อมอัปเดตแบบเรียลไทม์ ที่สำคัญ ข้อมูลจะถูกเก็บบันทึกไว้บนระบบคลาวด์ ซึ่งเสถียรและปลอดภัย ช่วยให้คุณไม่ต้องพึ่ง thumbdrive และลดการใช้เอกสารครับ
2) เข้าถึงข้อมูลกลางได้ง่ายและรวดเร็ว
นอกจากนี้ HR software ที่ใช้ระบบคลาวด์ ยังช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและตรงไปตรงมานะครับ เพราะข้อมูลทุกอย่างถูกเก็บไว้อย่างเป็นระบบ ถ้าอยากค้นหาสลิปเงินเดือนหรือใบสมัครของพนักงาน ก็เข้าดูได้ภายในไม่กี่คลิกครับ
ที่สำคัญ ซอฟต์แวร์แบบนี้จะเก็บข้อมูลทุกอย่างรวมไว้ในที่กลาง ทุกคนที่มีสิทธิ์สามารถเข้าถึงข้อมูลที่อัปเดตแล้วได้ในชุดเดียวกัน ต่างจากเวลาที่คุณเก็บข้อมูลไว้ใน Google Docs บ้าง ใน Excel Spreadsheet บ้าง หรือใน LINE บ้าง กระจัดกระจาย เวลาจะค้นหาทีก็ไม่ง่าย แถมข้อมูลยังมีโอกาสสูญหายหรือไม่อัปเดตด้วย จริงไหมครับ
3) ติดตั้งระบบและอัพเกรดได้ง่าย
เชื่อไหมครับ ว่าจริงๆ แล้ว ประโยชน์ 2 ข้อด้านบนไม่ใช่เรื่องใหม่ เพราะซอฟต์แวร์ HR ส่วนใหญ่ก็ถูกพัฒนามาเพื่อช่วยคุณในด้านที่ว่าอยู่แล้ว แต่สิ่งที่เรียกได้ว่า "ใหม่" สำหรับปีนี้และปีหน้า คือคุณสามารถติดตั้งและใช้งานระบบได้ง่ายกว่าเดิมครับ
ทุกวันนี้ ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่มีโมเดลการให้บริการแบบ SaaS (Software as a service) ซึ่งแปลว่า แค่คุณจ่ายค่าเป็นสมาชิกให้กับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์นั้นๆ ก็ถือว่าเป็นการติดตั้งระบบให้ใช้งานได้แล้วครับ นอกจากนี้ การมีระบบคลาวด์ ก็ทำให้คุณอัพเกรดซอฟต์แวร์ได้ง่าย รวดเร็วกว่าแต่ก่อน เพราะผู้ให้บริการจะจัดการให้คุณโดยอัตโนมัติ หรือถ้าบริษัทคุณขยายเติบโตขึ้น ก็สามารถซื้อแพ็คเกจต่างๆ ที่ผู้ให้บริการมีให้เลือกสรร ให้เหมาะกับความต้องการและงบประมาณของบริษัทครับ
4) ประหยัดต้นทุนและค่าใช้จ่าย
ใครบอกว่าการลงทุนด้านซอฟต์แวร์ต้องมีราคาแพงเสมอไป เอาเข้าจริงๆ แล้ว HR software ในปีหน้าจะยิ่งช่วยบริษัทคุณประหยัดค่าใช้จ่ายไปอีกนะครับ ลองนึกถึงเมื่อก่อนที่ถ้าบริษัทกำลังเติบโต ก็ต้องจ้างพนักงานหรือบุคลากรเฉพาะด้านเพิ่ม เช่น ฝ่ายทำบัญชีเงินเดือน แต่ตอนนี้สามารถลดต้นทุนส่วนนั้นได้ด้วยการใช้ HR software ครับ ที่สำคัญ ยังช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมด้วย ไม่ต้องจ้างคนเพิ่มแต่ทำงานได้ไวขึ้นและมีประสิทธิภาพขึ้น คุ้มไหมล่ะครับ
5) เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
ในยุคดิจิทัลนี้ หนึ่งประเด็นที่มาแรงคือเรื่องความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลครับ ยิ่งเป็นข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ข้อมูลประกันสังคม หรือเรื่องเงินๆ ทองๆ ยิ่งต้องระมัดระวัง ถ้าจะไว้วางใจใช้คนในการบริหารจัดการ หรือเก็บไว้ในตู้เอกสารแบบเมื่อก่อน คงไม่มีประสิทธิภาพพอแล้วครับ
HR software ทุกวันนี้มักจะมาพร้อมมาตรการความปลอดภัยด้าน cybersecurity ต่างๆ เพื่อเก็บรักษาและปกป้องข้อมูลของบริษัทคุณ ผ่านเทคโนโลยีต่างๆ เช่น Firewall การเข้ารหัส ฯลฯ ยิ่งเป็นระบบคลาวด์ ข้อมูลก็จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย ไม่มีสูญหาย คนที่จะเข้ามาใช้งานระบบได้ก็ต้องเป็นผู้ที่มีบัญชีผู้ใช้ในระบบแล้วเท่านั้น โดยเข้าใช้งานผ่าน username และ password ของเฉพาะแต่ละคนครับ
นอกจากนี้ ต่อให้มีกรณีร้ายแรง เช่น โจรกรรม ไฟไหม้ หรือ cyberattack ก็ตาม HR software จะช่วยให้คุณสามารถ "กู้คืน" ความเสียหายที่เกิดขึ้นได้ง่ายและรวดเร็วครับ เพราะระบบคลาวด์จะเก็บข้อมูลไว้หลายแห่ง เป็นการกระจายความเสี่ยง บรรเทาความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้ครับ
ส่งท้าย
ปฏิเสธไม่ได้นะครับว่าปีหน้าจะเป็นช่วงเวลาที่ท้ายทายขึ้นไปอีกสำหรับโลกการทำงาน และพนักงานก็เป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ ดังนั้น ถ้ามีระบบ HR มาเป็นตัวช่วยบริหารจัดการงานบุคคลอีกแรง ก็มั่นใจได้ว่าบริษัทคุณจะรับมือความท้าทายต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพครับ
ติดตามเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.empeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo